Работа с большим объемом: особенности и эффективные приемы работы с информацией

особенности и эффективные приемы работы с информацией

О том, насколько продуктивно можно работать с большими объемами информации, смотрите в этом видео:

За несколько минут в нем объясняется, как пройти целый учебник всего за 1 день.

Для того, чтобы научиться обрабатывать большие объемы данных за короткое время, нужно прокачать несколько навыков и пользоваться особыми технологиями. Поэтому мы собрали для вас несколько видео, объясняющих основные механизмы. Приятного просмотра.

Например, важное умение – быстро читать. Здесь есть, что совершенствовать, например, избавиться от проговаривания, тормозящего скорость. Или вспомните, часто ли приходится перечитывать один и тот же абзац (или предложение) по несколько раз? Увеличив скорость чтения и понимания прочитанного, можно избавиться от этих проблем. Для этого есть много методик скорочтения. Навык можно приобрести, если задать себе цель, не лениться и практиковать различные методики ежедневно. О том, какие методики существуют, вы узнаете из статьи.

Другие полезные навыки – структурировать информацию и выделять главное. Как это ни странно, мало кто может отличить действительно важную информацию от второстепенной. Обычно мы берем в руки карандаш и принимаемся подчеркивать направо и налево, боясь что-то упустить. Между тем, как правило, обыкновенная страница должна содержать в себе лишь несколько подчеркиваний. Обычно в категорию “главное” входят основные мысли (о чем текст), важные классификации, даты, имена, одним словом, фактическая информация.

А для того чтобы быстро запомнить новые данные, нужно нарисовать майнд-карту. Она представляет собой схему, когда стрелочки ведут от главной мысли к основным блокам текста. Важный нюанс состоит в том, что слова желательно заменить на символы и рисунки. Например, слово медицина можно заменить красным крестом, а книгу нарисовать. Со временем вырабатывается свой словарь частоупотребимых символов и майнд-карта составляется очень быстро. Слова, конечно, писать проще, однако на этапе воспроизведения мозг быстрее отображает рисунки. Попробуйте и увидите, как можно с точностью воспроизвести фрагмент текста по мини-картинкам. Первый раз вспоминайте содержание, опираясь на майнд-карту, а второй – воспроизводите своими силами без подглядываний. То, как составляется майнд-карта, вы можете увидеть здесь:

Если вам нужно выучить что-то меньшего объема, можно воспользоваться карточками. Это листок размером с визитку, позволяющий учить и молниеносно повторять важную фактическую информацию. На одной стороне вы записываете фактическую информацию, которую хотите помнить, а на другой – что она означает (например, 1242 год, а на обороте – Ледовое побоище). Карточки прекрасно подходят для подготовки к экзаменам по любым предметам, будь то биология, история, алгебра, геометрия, география, физика, химия и т.д. . Подробная инструкция по данному инструменту изложена в этом видео:

Если вам больше нравится читать, то у нас есть статья, в которой алгоритм подробно разобран на примере таблицы умножения.

Нет времени читать? Заберите к себе и прочтите позже:

Скопировать ссылку на
эту статью

Навыки работы с большим объемом информации

Как развить навыки работы с большим объемом информации

Каждая профессия имеет неповторимые особенности. Для копирайтинга характерны объем и содержание информации, которую предстоит изучить перед написанием любой статьи. Взяв заказ в работу, райтер собирает данные, которые использует при работе над текстом.

Как правило, автору необходимо:

• изучить огромный объем информации за короткое время,
• выбрать наиболее важные данные,
• переработать их,
• умело добавить в свой текст.

Обработка больших объемов информации требует времени, которого катастрофически не хватает. Необходимо развивать навыки быстрого чтения, умение правильно анализировать собранный материал, мгновенно определять наиболее важную информацию. Порой, чтобы отыскать её крупицы, приходится пересматривать несколько десятков текстов, прочитывать отзывы, знакомиться с мнением авторитетных форумчан.

Как организовать работу с большими объемами информации

Работа по сбору и обработке данных разбивается на несколько этапов. В процессе деятельности развивается умение делать это быстро и правильно.

Сбор информации

Важно верно выбирать источники (исходники). Помогут две главные поисковые системы — всемогущий Google и Яндекс, которые дают ответы на любой запрос. Необходимо правильно его сформулировать. Для этого в поиск вводят ключи и просматривают первую страницу ТОПа. На ней опубликованы 10 лучших текстов. Иногда приходится просматривать вторую и третью страницы выдачи.

Если взять среднюю длину статей в 3 тысячи символов, то придётся просмотреть 30 тысяч. Для 3-4 запросов — 90–120 тысяче-знаков текста. Сколько времени потребуется на прочтение и анализ, зависит от скорости восприятия, умения быстро вникнуть в смысл, отделить зерна от плевел. За короткий срок необходимо понять, что стоит использовать, какой материал не пригодится.  

Авторитетность сайтов

Не секрет, что в выдачу попадают статьи, которым там не место. Это может быть стотысячная переработка — рерайт, в котором искажены данные в угоду уникальности. Сведения могут быть придуманными, непроверенными, кочующими из статьи в статью. При просмотре обязательно обращают внимание на посещаемость и авторитетность ресурса, которая выражается ТИЦ и прочими показателями.

Эти данные легко увидеть, если активировать в браузере дополнение RDS.

В Mozilla Firefox это Инструменты — Дополнения — Расширения —

Поиск среди дополнений — RDS Bar

Под адресной строкой появляется строчка с показателями, которые пересчитываются для каждого посещаемого ресурса. Легко увидеть рейтинг Alexa, сколько страниц находится в индексе, числится ли проект в каталогах Яндекса и Dmoz.

Это не единственный способ, но быстрый и удобный.

Дата публикации

Некоторые статьи держатся в ТОПе несколько лет подряд. Информация устаревает, теряет актуальность. За это время появились новые технологии, поменялись данные, произошло множество всевозможных изменений. Любой материал должен быть актуальным на момент создания статьи. В ней нельзя приводить источник, которые был достоверным пять лет назад. Необходимо перепроверить, поискать более свежие публикации.

Сложнее, когда даты отсутствуют или владелец сайта их изменяет, оставляя содержание страницы неизменной. Поэтому райтеры никогда не используют один источник! Обязательно просматривают десятки разных текстов, сопоставляя их суть. Умелая обработка больших объемов информации позволяет собрать нужный материал в достаточном количестве.

Компоновка собранного материала

Из поиска выбираются сайты и открываются в разных вкладках, благо, современные браузеры позволяют работать со множеством вкладок одновременно. Статьи просматриваются, из них копируются фрагменты, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. Это может быть пара абзацев или половина статьи.

Тексты, ничем не примечательные, закрываются. Понравившиеся и содержательные перечитываются более внимательно. Работать, попеременно заглядывая в двадцать открытых вкладок, очень сложно. Чтобы переработать большой объем информации за короткое время, проще скопировать фрагменты из лучших текстов, найденных с помощью поиска, в черновик.

При подборе материала сразу оценивается объем и содержание информации. Лучше собрать больше данных, это позволит написать содержательный текст. Если собранных сведений достаточно, сбор завершается. Черновик перечитывают, создают план будущей статьи.

Резюме

Далее работа над текстом ведётся привычным способом. Вся собранная информация перечитана, разложена в голове по полочкам, остаётся её изложить на бумаге, следуя намеченному плану.

Копирайтер всегда зависит от чужого материала по одной причине — в нём есть информация, которой он не обладает, пока не отыщет источники и не усвоит их содержимое. А далее — переиначивает, не искажая достоверность, просто подаёт «под собственным соусом», под которым понимается авторский стиль, слог, способы подачи.

Практикуя навыки работы с большим объемом информации, легко научиться быстро писать авторские тексты со 100% уникальностью, которые абсолютно не похожи на источники, взятые за основу.

 Другие советы на сайте «Работа копирайтером»:

• Как подбирать картинки
• Как 100 раз писать на одну и ту же тему
• Проблемы работы с текстом
• Проблема — срыв сроков
• Срочные заказы

Как справиться с большим объемом работы | Работа

Вы не одиноки, если чувствуете тревогу и перегруженность горой работы. Хронический стресс может привести к высокому кровяному давлению, бессоннице и ослаблению иммунной системы. Производительность на рабочем месте падает, когда работники плохо себя чувствуют и часто используют отпуск по болезни. Научившись успешно справляться с большой рабочей нагрузкой, вы сможете облегчить ситуацию и добиться успеха даже в самых сложных обстоятельствах.

Объем работы Определение

Объем работы по определению состоит из задач, обязанностей, проектов и обязательств, составляющих рабочую нагрузку сотрудника. Как правило, ожидается, что рабочие требования будут выполнены в течение определенного времени. Многие рабочие места требуют, чтобы сотрудники быстро справлялись с большим объемом работы и добивались высококачественных результатов.

Чтобы сохранить работу, вам может потребоваться пробивать часы и выполнять ежедневные нормы, что еще больше способствует стрессу. От вас могут ожидать, что вы будете постоянно работать на максимальной скорости, даже несмотря на отвлекающие факторы. Например, телефонные звонки от многословных клиентов и частые прерывания болтливыми коллегами могут конкурировать за ваше время и влиять на вашу ежедневную производительность и производительность.

Оцените ситуацию

Объективно определите, соответствует ли объем порученной вам работы типу занимаемой вами должности. Всемирная организация здравоохранения указывает, что здоровье сотрудников тесно связано с условиями труда, такими как управляемый объем работы. Работа с высоким уровнем стресса не воспринимается негативно, когда сотрудники получают удовольствие от вызова и чувствуют себя подготовленными для выполнения работы. Однако сотрудники могут испытывать сильный стресс, когда объем работы слишком обременительный и не соответствует их обучению или опыту.

Если вы согласились на работу, зная, что вам будет трудно справиться с рабочей нагрузкой, определите, что вам нужно для достижения успеха. Например, вы можете захотеть найти дополнительные тренировки, которые помогут вам увеличить скорость и повысить производительность. Попробуйте обратиться к коллеге за советом по эффективности. Поделитесь идеями со своим начальником, если вы видите способы оптимизации процессов и устранения ненужных шагов, которые могут уменьшить объем работы для всех.

Определение главных приоритетов и целей

Управление большим объемом работы требует отличных навыков управления временем. Согласно Вебстерскому университету, ключом к тайм-менеджменту является установление приоритетов и целей для тех задач, которые наиболее важны для выполнения. Обратитесь за разъяснениями к своему начальнику, чтобы понять, какие задания являются наиболее неотложными. Вы хотите быть на одной волне при определении приоритетов и соблюдении сроков.

Вам также может быть полезно составить список дел на день, неделю и месяц. Список может постоянно пересматриваться. Сохраняйте списки, чтобы отслеживать прогресс в достижении ваших краткосрочных и долгосрочных целей.

Разработайте план атаки

Большой объем работы может вызвать стресс, если не управлять им стратегически. Разработайте план атаки, прежде чем погрузиться в ожидающие вас задания. Начните умно, когда вы приедете на работу. Определите, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Решите, какие задачи вы можете решить быстро. Приблизительно оцените, что вы реально можете сделать до и после обеда. Рассмотрите возможность делегирования задач, сотрудничества с коллегой или создания команды.

Оптимальная рабочая нагрузка не дает вам скучать и день проходит быстро. Когда вы чувствуете, что контролируете ситуацию, вы можете обуздать свою тревогу и использовать ее как источник энергии. Достижение измеримых результатов может дать вам глубокое чувство гордости и выполненного долга. Ваш позитивный настрой и стрессоустойчивость могут произвести впечатление на вашего начальника, что полезно, если ваша компания предлагает вознаграждение по заслугам или возможности продвижения по службе.

Разбейте работу на части

Справляться с большим объемом работы становится проще, когда задачи разбиты на управляемые части. Небольшие проекты можно разделить на этапы действий, с которыми команда может справиться лучше, чем один человек. Веб-сайт Usability.gov рекомендует использовать программное обеспечение для управления проектами и веб-аналитику, чтобы помочь командам устанавливать сроки и отслеживать прогресс.

Если вы работаете в команде, подумайте о том, как распределить большой объем работы между членами команды. Уточнить роли, обязанности и меры подотчетности. Ставьте перед собой четкие цели и желаемые результаты.

Ограничьте ненужную связь

Используйте технологии для повышения эффективности и устранения потерь времени. Например, Forbes предполагает, что своевременное общение по электронной почте имеет важное значение, но чрезмерная зависимость от электронной почты приводит к неэффективности. Знайте, когда лучше позвонить или спуститься в холл, чтобы поговорить с коллегой, чтобы избежать бесконечного потока электронных писем. Ограничьте количество времени, которое вы проверяете и отвечаете на электронную почту, чтобы не тратить день на обмен письмами, которые не приносят ничего существенного.

Точно так же избегайте соблазна проверять личную электронную почту, текстовые сообщения и ленты социальных сетей в течение дня. Дождитесь перерыва или обеда, чтобы узнать новости или социальные события. Вы можете меньше беспокоиться о работе и жизни в целом, если ограничите потребление плохих новостей об экономике, текущих событиях или политике, которые вас расстраивают.

Практикуйте техники релаксации

Упражнения на глубокое дыхание успокаивают возбужденные нервы и рассеивают нарастающие эмоции, согласно данным Американской психологической ассоциации. Когда вы чувствуете, что у вас слишком много дел, сделайте несколько глубоких вдохов и расслабьте напряжение в мышцах, медленно выдыхая. Выполняйте одну управляемую задачу за раз. Если у вас возникают скачущие мысли, осторожно перефокусируйте свой разум на том, что вы делаете в данный момент.

Практикуйте релаксацию и заботу о себе вне работы, чтобы повысить свою способность справляться с большой нагрузкой. Йога, медитация, бег и здоровое питание — вот примеры стратегий, которые вы можете использовать для поддержания самооценки и позитивного взгляда на жизнь. Значение рабочей нагрузки связано с перспективой. Вы можете превратить кажущуюся невыполнимой рабочую нагрузку в выполнимую, если почувствуете себя уверенным в своих силах.

Избавьтесь от перфекционизма

Работа с большим объемом работы требует реалистичных ожиданий того, что возможно и уместно. Качество работы субъективно. Иногда работодатель просто хочет, чтобы работа была сделана, и его не волнуют несущественные детали. Перфекционисты настраивают себя на неудачу и рискуют разочаровать своих работодателей, когда пытаются сделать все возможное в каждом задании.

Перфекционисты также могут оттолкнуть своих коллег и снизить производительность своей рабочей группы, требуя высоких стандартов, которые нереалистичны из-за ожидаемого объема работы. Университет Брауна предполагает, что перфекционисты более продуктивны, когда признают, что перфекционизм недостижим. Вместо того, чтобы пытаться сделать все идеально, перфекционисты должны ставить разумные цели и сроки.

Встреча с начальником

Запланируйте встречу с начальником, если ожидаемый от вас большой объем работы выходит за рамки вашей шкалы заработной платы или должностных инструкций. Подходите к встрече с позитивным настроем и искренним желанием найти решения вашей обременительной рабочей нагрузки. Помните, что работодатели не всегда признают несправедливость в рабочей нагрузке. Из-за ваших навыков и мастерства вы можете получать больше, чем положено, новых заданий или учетных записей.

Обсудите такие варианты, как поручить больше работы другим или продлить сроки. Если ваш начальник стал зависеть от вас, а вы готовы и способны справиться с большим объемом работы, возможно, вы захотите договориться. Например, вы можете попросить о повышении заработной платы или льготах, таких как гибкий график и дополнительный отпуск.

Как справиться с большим объемом работы: руководство для работников умственного труда и команд

Ранее в этом году Кэл Ньюпорт написал потрясающую статью в New Yorker, в которой поделился своими мыслями о концепции четырехдневной рабочей недели.

Он вводит концепцию медленной производительности и приходит к выводу, что, хотя сокращение рабочего дня имеет доказанные преимущества, сокращение рабочего дня может оказаться недостаточным для сдерживания резкого роста эмоционального выгорания, который мы наблюдали в последние несколько лет.

Его причина — это то, что мы все, несомненно, испытали на себе: дело не в том, сколько часов мы работаем, а в объеме работы, который нам поручается в любой момент времени. Если вам нужно сделать пять дней работы за четыре дня, какой в ​​этом смысл?

Этой проблемой занимаются очень немногие команды. Объем работы, определяемый Newport как «общее количество обязательств, которые мы обязуемся выполнить», растет. Если мы не научимся эффективно справляться с объемом, мы все в конечном итоге достигнем порога, когда вес всех наших обязательств и ответственности оставит нас в стрессе, подавлении и выгорании до чертиков.

Я здесь, чтобы поделиться некоторыми стратегиями по тому, как справиться с большим объемом работы . Это простые усовершенствования рабочего процесса, которые сослужили мне хорошую службу как руководителю, отцу и писателю, у которых никогда не бывает недостатка в делах.

Почему объем работы растет

Прежде чем решать проблему объема, нужно понять, почему это происходит. Есть несколько факторов, способствующих увеличению объема работы:

Рост автономии

В своей статье Ньюпорт говорит о росте автономии в рабочей силе двадцать первого века. Похоже, что больший контроль над нашей работой и временем в конечном итоге привел нас к организационному хаосу.

«Если вы работали клерком в эпоху Великой депрессии, у вас было мало контроля над тем, что вы делали во время смены: вы приходили, выполняли (или не выполняли) поставленные задачи, заканчивали работу. В офисной роли двадцать первого века ситуация обратная. Теперь у вас есть почти полный контроль над тем, как вы заполняете каждую минуту. Никто не просит вас включать и отключать часы. Вместо этого они требуют, в каком-то неопределенном, но срочном смысле, чтобы вы реагировали и выполняли поставленные задачи. Эта автономия позволила современной науке бессистемно развиваться в направлении все более неустойчивой конфигурации».

Кэл Ньюпорт, пора принять медленную производительность

Автономия, несомненно, является основой умственной работы, но слишком много в неправильных местах может создать хаос и обременить нас дополнительной работой.

Работникам умственного труда (привет, это мы) нужна автономия — нам нужны четкие цели и свобода решать, как мы хотим достичь этих целей. Однако мы расширили эту автономию до организации рабочего места. Работников умственного труда теперь также просят выяснить, как организовывать, расставлять приоритеты и распределять работу, что требует когнитивных усилий. В итоге мы тратим больше времени на организацию и меньше времени на важную работу.

Рост делегирования

Каждая книга о бизнесе и лидерстве говорит о важности делегирования. Делегировать, делегировать, делегировать. Почти в каждой системе повышения производительности есть список инструкций о том, как передавать вещи, которые не являются самым лучшим и лучшим использованием вашего времени.

Несмотря на то, что делегирование позволяет нам перейти к инициативам с более высоким рычагом (это хорошо), мы склонны забывать, что каждая переданная задача оказывается на чьей-то тарелке. Чем больше мы делегируем, тем больше объема создаем для других.

Недостаточная прозрачность задач

Поскольку мы перешли на удаленную работу, наши соответствующие рабочие нагрузки стали еще менее прозрачными. Прошли те времена, когда мы могли видеть, как на столе Джонни скапливается рабочая нагрузка, и откладывать новый проект, с которым мы собирались попросить его помочь.

Теперь мы понятия не имеем, как выглядит чья-то рабочая нагрузка, поэтому нам проще делать новые запросы, не задумываясь.

Недорогая связь с низким коэффициентом трения

Было время, когда молодой парень загружал почту в тележку и возил ее по офису, чтобы раздавать сообщения людям. Это было медленное, но эффективное средство связи. Должно быть, это тоже было веселое выступление.

За последние несколько десятилетий мы стали свидетелями того, как инструменты цифровой коммуникации захватили сектор умственного труда. Сегодня мы снизили стоимость и трение связи до почти до нуля . Теперь кому-то требуется всего несколько секунд, чтобы отправить нам вопрос или запрос задачи через Slack (часто загруженный).

Генеральный директор: Не могли бы вы посмотреть, почему рейтинг нашего сайта упал?
Я: (не говори, не говори, не говори)
Я: Конечно, давай я просто уберу все остальное с моей тарелки .
Генеральный директор: …

Уменьшение коммуникативного трения не только способствует увеличению объема работы, но также заставляет нас где-то регистрировать все эти новые спорадические входные данные (часто в нашем уме, где это только увеличивает нашу когнитивную нагрузку).

Отсутствие личной организации

К сожалению, наша школьная программа никогда не включала стратегии организации работы и расстановки приоритетов. Мы просто ожидали, что разберемся. Хотя некоторые из нас это и сделали, большинство из нас так и не научились работать эффективно.

В результате мы постоянно жонглируем тринадцатью приоритетами одновременно. По мере того, как приходят новые запросы на проекты, накапливаются вопросы, требующие ответа, и растет количество мелких задач, наша неспособность организовать и разделить нашу работу резко увеличивает наше бремя. Да, и между тем, наше культурное нежелание говорить «нет» вещам, которые не соответствуют нашим основным целям, только переполняет ведро.

Если вы соедините рост автономии с нашей неспособностью организовать и разделить нашу работу, мы окажемся в ловушке бесконечного стресса и подавленности.

Мы все слишком усложняем

Мы пришли к коллективному, но ошибочному соглашению, что все, к чему стоит стремиться, по умолчанию должно быть сложным. Поэтому мы чрезмерно усложняем и усложняем каждую проблему, с которой сталкиваемся. Мы пришли к выводу, что 10-шаговое решение по умолчанию лучше, чем 3-этапное, и поэтому добавляем ненужные задачи, которые увеличивают объем.

Мы (слишком) отвлекаемся

Наконец, мы имеем дело с большим количеством отвлекающих факторов, чем когда-либо раньше, и это наносит ущерб нашей способности сосредоточиться и выполнить важную работу. Когнитивное переключение замедляет нашу способность действовать. Без возможности справиться с нашими внутренними и внешними отвлекающими факторами объем продолжает расти.

Как работать с объемом

Есть только две вещи, которые мы можем сделать с объемом: уменьшить громкость и управлять громкостью . Если мы сможем более внимательно изучить каждый фактор, способствующий возникновению проблемы, мы сможем работать в обратном направлении и разработать стратегии для их смягчения. Хороший план? Пойдем.

Пилотирование в обратном направлении

Лучше всего начать с упражнения по резке. Прежде чем мы даже подумаем о том, чтобы что-то делегировать или внедрить новую организационную систему, нам нужно начать с сокращения нашего списка инициатив.

Мы все очень хороши в том, чтобы придумывать и пробовать новые идеи (пилотирование), но мы ужасно сокращаем инициативы (обратное пилотирование). Этого просто нет в нашей культурной ДНК.

Я считаю, что каждая организация должна ежеквартально проводить обратное пилотирование, чтобы сократить действия, которые не приносят результатов.

Мы можем сделать это и индивидуально. Каждые несколько месяцев просматривайте свой длинный список задач. Что вы можете приостановить на месяц и посмотреть, как это повлияет на дальнейшие действия? Что можно полностью исключить? Вы обнаружите, что некоторые задачи могут казаться достойными выполнения, но приносят лишь незначительные улучшения. Мы называем эти маргинальные инициативы, которые со временем могут накапливаться, создавая проблемы с пропускной способностью. Определите эти виды деятельности и сократите их.

Повышение прозрачности задач на рабочем месте

Повышение прозрачности задач организации (или, по крайней мере, отдела) может быть достигнуто несколькими способами.

Первый и самый простой способ повысить прозрачность — использовать календари и обмениваться ими. Хотя это не обеспечивает прозрачности на уровне задач, эффективное использование календарей позволяет всем членам вашей команды видеть ваши планы на неделю и, таким образом, оптимизировать время встреч и рабочих запросов.

Второй способ повысить прозрачность задач — до используйте инструмент управления задачами , такой как Trello или Asana, где каждый может зайти и увидеть всю текущую работу. Это популярно в гибких рабочих процессах, где задачи сортируются на досках Канбан, чтобы каждый мог визуально видеть, над чем работает каждый член команды.

Третий способ повысить прозрачность — внедрить асинхронные системы, оптимизирующие рабочий процесс . Поясню на примере.

Сэм работает штатным веб-разработчиком в быстрорастущем стартапе электронной коммерции. Он борется с объемом работы, потому что его постоянно бомбардируют новыми идеями по улучшению сайта, изменениями CRO, запросами на копирование изменений и т. д.

Эти запросы поступают со всех сторон — электронная почта, Slack, встречи, почтовые голуби и т. д. Он тратит слишком много времени на то, чтобы все запротоколировать и систематизировать, и ему не помогает то, что его постоянно пингуют о статусе каждого запроса. .

Это отсутствие прозрачности создает хаос для Сэма, который теперь изо всех сил пытается найти время, чтобы действительно выполнить важную работу по разработке. Никто не знает, что у Сэма на тарелке. Никто не знает, как их запросы вписываются в полный цикл разработки.

Теперь представьте себе другой сценарий: Сэм использует таблицу Google, где регистрируются все новые задачи веб-разработки, и каждый имеет к ней доступ. Журнал показывает, над чем в настоящее время ведется работа, что находится в процессе разработки, а также статус каждого проекта.

Сэм также создал форму Google, которая подключается к его листу. Он делится им с командой, чтобы они могли использовать его для представления новых задач и идей. После отправки новой задачи или идеи члены команды могут определить детали запроса и время, когда им нужно это сделать.

Благодаря этой новой настройке Сэм значительно улучшил прозрачность задач. Людям не нужно обращаться к нему, когда они хотят поделиться новой идеей, запросить изменение или спросить об обновлении статуса. Вместо этого они открывают журнал, чтобы увидеть все, что стоит в очереди, и могут использовать форму для отправки новых задач и проектов. Сэм может свободно тратить время на расстановку приоритетов и выполнение важной работы.

Когда вы повышаете прозрачность рабочего места, вы можете лучше контролировать скорость увеличения громкости. Когда каждый может видеть, над чем ведется работа, это помогает сократить количество вводимых данных и обеспечивает более продуманную работу тех, которые действительно приходят.

Увеличьте коммуникативные трения с помощью руководящих принципов

Мы говорили о простоте, с которой можно отправлять сообщения в наши дни. Хотя мы, возможно, не сможем полностью уменьшить трение (если только мы не вернем парня с тележкой… не так ли?), мы можем установить более высокие ожидания от общения.

Я уже писал о важности разработки руководящих принципов организационной коммуникации. Я узнал, что это также помогает управлять объемом работы.

Вот небольшой пример: сделать правилом, что никому не разрешено отправлять задачу или запрос проекта через Slack (или любую другую платформу обмена мгновенными сообщениями). Почему? Ну много причин. Во-первых, это отвлекает. Во-вторых, вы не получаете достаточного контекста для того, что необходимо (требуется дальнейший обмен сообщениями). В-третьих, это возлагает на получателя обязанность правильно регистрировать его, чтобы его не пропустили. Все это отнимает драгоценное время у получателя.

Идеальное решение — настроить форму, аналогичную форме Сэма выше, где люди могут отправлять запросы, которые регистрируются автоматически. В качестве альтернативы электронная почта является гораздо лучшей заменой рабочим запросам, потому что она меньше отвлекает, меньше шансов быть пропущенной, может предоставить более подробную информацию о масштабе и может быть рассмотрена в более подходящее время.

Простые правила и рекомендации по общению, подобные этому, могут упростить отправку и получение рабочих запросов и, в конечном счете, могут помочь отдельным лицам и группам более эффективно управлять объемом работы.

Реализовать лучший рабочий процесс

Мы мало что можем сделать, чтобы уменьшить объем. После того, как мы сократили и приняли меры для сдерживания накопления, нам нужно научиться управлять объемом.

Чтобы помочь решить эту проблему, я создал систему повышения производительности, которую может использовать любой человек или команда для улучшения своей работы. Позвольте мне показать вам некоторые конкретные тактики, которые могут помочь оптимизировать ваш рабочий процесс.

Отделяйте входящие задачи от текущих задач

Одна из распространенных ошибок, которые я наблюдаю у команд и отдельных лиц, заключается в том, что они не отделяют поступающую работу от незавершенной. Когда появляется новая задача или проект, они просто добавляются в ту же кучу. Это психологически утомительный способ работы, который затрудняет выполнение важной работы. Итак, первый шаг — отделить текущие задачи от предстоящих.

В рабочем процессе Канбана у вас должен быть столбец «Выполняется» с несколькими задачами, на которых вы в настоящее время сосредоточены, и столбец «Входящие» для регистрации всего нового, что поступает. Каждый раз, когда запрашивается новая работа, она переходит в колонку «входящие», где не может отвлекать от того, над чем в данный момент ведется работа. Посмотрите, как это работает здесь.

Помните, что ваш мозг плохо хранит информацию, поэтому вам нужно место, где вы можете записывать все, что приходит, для последующей обработки. Еженедельный обзор даст вам возможность оценить все в вашей входящей колонке и оценить приоритет.

Посвятите время работе администратора

Если вы работаете в должности, где электронная почта является частым способом общения (я знаю, что вы такой), легко провести весь день в своем почтовом ящике. Лучшая стратегия — посвящать один или два блока времени каждый день обработке электронной почты и любым другим административным задачам.

Лично я трачу 30 минут в начале и в конце дня на обработку электронной почты. До конца дня почтовый ящик отключен .

Второй момент имеет решающее значение: если вы держите свой почтовый ящик видимым, вас будут засасывать обратно. Здесь снова могут пригодиться руководящие принципы организационной коммуникации. Если вы не ожидаете немедленного ответа на электронное письмо, тогда можно оставить свой почтовый ящик отключенным за пределами ваших заблокированных административных блоков.

Оставьте буфер в своем календаре

Если ваш календарь заполнен одно за другим встречами и обязательствами, вам будет трудно ориентироваться в темпе изменений в сегодняшней гиперактивной рабочей среде. Появится импровизированный запрос на встречу или срочная задача, которая нарушит ваш график.

Одна простая стратегия состоит в том, чтобы оставить достаточно места в вашем календаре . Лично я планирую несколько «открытых» блоков в своем календаре, которые моя команда знает, что они могут использовать для планирования импровизированных встреч. Я также использую эти блоки для любых новых срочных задач, которые могут потребовать моего внимания, которые я не учёл в течение недели.

Ограничьте незавершенную работу

В фантастической книге Джима Бенсона «Персональный канбан» он говорит об эффективности ограничения незавершенного производства. В традиционной системе Канбан у вас есть три столбца: нужно сделать, в процессе и сделано. В вашем столбце «Сделать» содержится все, что вам нужно сделать, в вашем столбце «В процессе» (который я пометил как «Работающий» в моем рабочем процессе) содержатся все дела, над которыми вы сейчас работаете, а выполнено Выполнено.

Когда вы ограничиваете WIP, вы накладываете ограничения на столбец «В процессе». Например, если вы установите ограничение в три элемента в WIP, это означает, что у вас никогда не может быть более трех элементов в столбце «В процессе». Один элемент должен быть завершен (или перемещен обратно в столбец «сделать»), прежде чем можно будет добавить другой.

Когда вы ограничиваете WIP, вы снижаете когнитивную нагрузку. Вы позволяете своему уму сосредотачиваться только на трех вещах одновременно (вместо бесконечного списка задач, которые все еще ждут своего завершения). Это освобождает ваш разум для более глубокого сосредоточения на нескольких текущих задачах.

Проясните проблему

Если вы склонны чрезмерно усложнять каждую проблему, с которой сталкиваетесь, первое, что нужно сделать, — это замедлиться. Когда вы замедляетесь, вы создаете пространство для размышлений и изучения альтернатив. Мы склонны чрезмерно разрабатывать решения, потому что нам не терпится начать решать проблему сразу же, когда на самом деле нам лучше прояснить проблему, которую мы решаем, с тем, для кого мы ее решаем.

Вопрос: Как бы это выглядело, если бы это было легко?

Для кого вы решаете проблему? Коллега? Клиент? Клиент? Одна из лучших вещей, которую вы можете сделать, — это поговорить и получить ясность о проблеме, которую вы решаете, и о множестве доступных решений. Иногда вы обнаружите, что уже существует решение, которое не требует дополнительной работы. В большинстве случаев вы поймете, что там, где вы думали, что требуется сложное решение, простого было бы более чем достаточно.

Получение ясности эквивалентно заточке топора перед рубкой дерева. Потратьте время заранее, чтобы понять проблему, обсудить множество доступных решений и получить четкое представление о желаемом результате до того, как вы начнете решать проблему.

Управляйте своими отвлекающими факторами

Если не управлять должным образом, внутренние и внешние отвлекающие факторы могут нанести ущерб нашей продуктивности. Прочтите мое руководство о том, как справляться с отвлекающими факторами, и примите необходимые решения.

Заключительные примечания к тому

В своей статье Ньюпорт утверждает, что одной из проблем решения большого объема работы является то, что компании не решаются сократить его.

Есть опасения, что сокращение объема работы, над которой работает каждый сотрудник в любой момент времени, в конечном итоге сократит общий объем работы, которую организация может выполнить, и, следовательно, сделает компанию менее конкурентоспособной.